Aufgaben des Archiv der TIB/Universitätsarchiv Hannover

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Als „Erinnerungsspeicher“ der TIB und der Leibniz Universität Hannover sowie deren Vorläuferinstitutionen hat das Archiv der TIB/Universitätsarchiv das Ziel, in seinen Beständen eine historisch aussagekräftige Überlieferung zu bilden, die möglichst viele Facetten der bibliothekarischen und universitären Lebenswelt dokumentiert. Diese Überlieferung dient der Rechtssicherung, ist Basis der wissenschaftlichen und privaten Forschung und leistet einen Beitrag zur Identitäts- und Traditionsbildung der Bibliothek sowie der Universität.

Überlieferungsbildung

Das Archiv der TIB/Universitätsarchiv archiviert Schriftgut von bleibendem Wert, das in der TIB, der Universitätsverwaltung, der akademischen und studentischen Selbstverwaltung, den zentralen Einrichtungen sowie den Fakultäten und angegliederten wissenschaftlichen Einrichtungen der Leibniz Universität entstanden ist. Als Schriftgut werden dabei Schriftstücke, Akten und ihre Anlagen, Karteien, Pläne, Bild-, Film- und Tonträger, Siegel und Stempel, maschinenlesbare Datenträger und maschinenlesbar gespeicherte Informationen und Programme (einschließlich der Ordnungen und Verfahren, um das Schriftgut auswerten zu können) bezeichnet. Sammlungen von Bild- und Plakatmaterial, Nachlässe von Bibliotheks- und Universitätsangehörigen, Druckschriften und andere Informationsquellen (wie zum Beispiel audiovisuelle Medien) aus dem bibliothekarischen und akademischen Leben ergänzen diese Bestände.

Das Archiv bewertet anhand verschiedener Kriterien, ob eine dauerhafte Archivierung des angebotenen Schriftguts gerechtfertigt ist. Dabei spielen vor allem Aspekte der Rechtssicherung (Nachweisbeschaffung) und der historische Wert des Schriftguts eine Rolle. Die Archivbestände sollen möglichst alle Bereiche der TIB und der Universität dokumentieren und dabei offen bleiben für zukünftige, noch unbekannte Fragestellungen einer bibliotheks-, universitäts- und wissenschaftsgeschichtlichen Forschung. Der Bestand eines Archivs nimmt grundsätzlich nur zu und kennt keine Abgänge, das heißt, das zur Verfügung stehende Raumangebot ist ein wertvolles Gut, das im Laufe der Zeit immer knapper wird. Deshalb gilt für die archivische Bewertung: Es soll eine größtmögliche historische Aussagekraft bei geringstmöglicher Schriftgutübernahme geschaffen werden.

Durch die Übernahme des Schriftguts in den Archivbestand wird dieses zu Archivgut, das einem besonderen Schutz durch das Archivgesetz unterliegt. Die dauerhafte Sicherung des Archivguts wird durch präventive, konservatorische oder restaurative Maßnahmen der Bestandserhaltung gewährleistet.

Die Bestände der Sammlungen und Nachlässe werden hingegen weniger systematisch entwickelt – sie sind durch gezielte Einwerbungen und zufälligen Überlieferungen geprägt. Gleichwohl sind Sammlungsbestände eine wertvolle und häufig lebensnähere Dokumentation bibliothekarischen und universitären Lebens, als sie die reine Aktenüberlieferung der verschiedenen Verwaltungsbereiche bieten kann.

Anbietung

Die Rechtsgrundlage, auf der Schriftgutverwaltung und Archivierung im Bereich der TIB und der Leibniz Universität Hannover geregelt sind, ist für alle organisatorisch in die TIB und die Universität eingebundenen Stellen rechtlich bindend.

Das in der TIB und der Leibniz Universität entstandene analoge und digitale Schriftgut muss somit dem Archiv der TIB/Universitätsarchiv zur Übernahme angeboten werden (Anbietungspflicht), sobald es für die Erledigung der laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt wird und die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Das Schriftgut wird in Anbietungslisten erfasst und diese dem Archiv geschickt. Das Archiv entscheidet dann darüber, welche der Akten und Daten als archivwürdig in den Archivbestand übernommen werden und welche die anbietenden Stellen geordnet und datenschutzgerecht vernichten lassen sollen.

Diese Anbietungspflicht gilt auch für dem Datenschutz unterliegendes, personenbezogenes Schriftgut in digitaler oder analoger Form. Die Abgabe der archivwürdigen personenbezogenen Daten beziehungsweise Unterlagen ersetzt dabei nach Niedersächsischem Datenschutzgesetz deren Löschung (§ 28 (2) 2 NDSG).

Das als archivwürdig bewertete Material muss im Anschluss von den anbietenden Stellen für die Übernahme und den Transport in das Archiv vorbereitet werden. Aus der Anbietungsliste, in der die jeweiligen Bewertungsentscheidungen vermerkt wurden, werden nun zwei neue Listen erstellt: eine Abgabeliste (aus der Perspektive des Archivs: Akzessionsliste) mit den Aktentiteln, die durch das Archiv der TIB/Universitätsarchiv übernommen werden, und eine Kassationsliste, die als Nachweis über die ordnungsgemäße Vernichtung der nicht übernommenen Unterlagen dient. Von beiden Listen erhält die abgebende Stelle eine Kopie. Das übernommene Schriftgut ist nun Archivgut und im Archivmagazin über die Akzessionslisten jederzeit auffindbar.

Die aktenführenden Stellen profitieren von regelmäßigen Aussonderungen, da dadurch überflüssige Mehrfachüberlieferungen und nicht archivwürdiges Schriftgut erkennbar werden. Sie bereinigen so die zahlreichen und oft unübersichtlichen Altregistraturen und schaffen damit wieder wertvollen Platz in Dienst- und Lagerräumen. Die systematische Erschließung im Archiv erleichtert auch den abgebenden Stellen den Rückgriff auf alte Akten und spart damit Zeit.

Erschließung

Ziel der Übernahme von Archiv- und Sammlungsgut ist deren Eingliederung in eine Bestandssystematik sowie die inhaltliche Erschließung mit einer archivspezifischen Software. Anfangs dienen die Anbietungs- beziehungsweise Abgabelisten als erstes Recherche- und Findmittel für die Benutzung des übernommenen Archivguts. Im Anschluss wird eine tiefere archivische Erschließung durchgeführt, die in ihrer Intensität und Ausführlichkeit je nach Bestand und Rechercheerfordernissen unterschiedlich ausfallen kann.

Dazu werden unter Umständen aus mehreren Zugängen zunächst anhand des Provenienzprinzips größere Bestände gebildet. Das Provenienzprinzip besagt, dass Schriftgut aus demselben Entstehungszusammenhang, also beispielsweise einer bestimmten Fakultät, in einem Bestand zusammengefasst wird. Die Bestandsbildung erfolgt demnach aufgrund der Herkunft (Provenienz) des Archivguts und nicht etwa anhand bestimmter inhaltlicher Betreffe (Pertinenz).

Anschließend wird das Archivgut in der Archivsoftware des Archivs ausführlicher verzeichnet, wobei vor allem Titel, Inhalt und Laufzeit sowie gegebenenfalls noch weitere Informationen erfasst werden. Nun kann das Archivgut in der archivischen Datenbank mittels einer Volltext- oder einer bestandsbezogenen systematischen Suche recherchiert werden. Außerdem werden von jedem Bestand noch analoge Ausdrucke der Erschließungsinformationen erstellt, die in Form von archivischen Findbüchern zur bestandsbezogenen Recherche genutzt werden können. Diese Datenbank beziehungsweise die aus ihr erzeugten Findbücher sollen die Recherche innerhalb der Bestände möglichst effizient und komfortabel gestalten.

Benutzung

Das Archiv der TIB/Universitätsarchiv ist ein öffentliches Archiv, dessen Bestände im Rahmen der rechtlichen Vorgaben für jede Benutzerin und jeden Benutzer grundsätzlich zugänglich sind.

Die Benutzungsmöglichkeiten können jedoch unter Umständen noch für eine gewisse Zeit durch verschiedene rechtliche Bestimmungen eingeschränkt sein, die es seitens des Archivs zu beachten gilt. Vor allem sind dies das Niedersächsische Archivgesetz mit seinen individuellen Schutzfristen sowie das Urheberrechtsgesetz. Schon bei der Erschließung wird jeweils vermerkt, ob und wie lange Archivgut für die Benutzung aufgrund archivrechtlicher Vorgaben gesperrt bleiben muss. Diese archivischen Schutzfristen unterscheiden sich je nach Art und Inhalt des Archivguts. So hat personenbezogenes Archivgut deutlich höhere Schutzfristen als sachbezogenes. Für nicht personenbezogenes Schriftgut behält die aktenabliefernde Stelle ein uneingeschränktes Zugriffsrecht.

Die Benutzung des Archiv- und Sammlungsguts des Archivs der TIB/Universitätsarchiv Hannover erfolgt im Lesesaal der TIB in 30880 Laatzen/Rethen, Bremer Straße 2. Dazu ist eine vorherige Terminvereinbarung mit dem Archiv sowie die Abgabe eines Benutzungsantrags notwendig.